Papirløse møder

Kan sagtens realiseres (med måde). Jeg har været papirløs til møder i det sidste år; nogen gange fordi jeg har glemt et referat eller dokument, men senere også helt planlagt. Det er gået rigtig fint, så jeg vil gerne dele ud af mine erfaringer.

Som det første vil jeg kigge på de dokumenter man (som regel) ikke kan undvære, nemlig en dagsorden og referat, som man kan tage noter på, vel at mærke. Det er faktisk ganske nemt, når man har de rigtige apps. Jeg bruger en der hedder GoodNotes. Den fungerer ganske simpelt ved at man åbner en pdf fil - f.eks. fra en email, eller DropBox, eller fra en hjemmeside som man har åben i iPaddens browser (BB, intranet eller lignende). Derefter kan man inde i GoodNotes se hele dokumentet, f.eks. en dagsorden, og hvad mere er, man kan skrive i det, altså håndskrevne noter! Der er forskellige skriveredskaber, f.eks. kuglepen og overstregningstuscher. De er nemme at bruge, om end det nok kræver en tablet-pen for at kunne skrive små, fine håndskrevne noter. Der er flere funktioner, men jeg bruger mest pennen og tussen. Når man er færdig, kan man eksportere dokumentet - inkl. noter - i en email, DropBox eller lign.

En af svaghederne ved (kun) at bruge en iPad til møder, er at man kun kan have et dokument åbent ad gangen. F.eks. skal man skifte mellem dagsorden og referat. En anden svaghed er, at det tager lidt længere tid at lave håndskrevne noter i GoodNotes. Dem kan kan man så til gengæld lave i en skriveapp. Jeg bruger en der hedder PlainText, og faktisk er teksten til dette indlæg skrevet deri! Det er en *meget* simpel app - man kan skrive, og senere eksportere teksten. Simpelheden gør det meget nemmere og mere umiddelbart end at bruge f.eks. Pages, som er en Word-pendant til iPad. Pages er meget kompliceret, og kræver en del opsætning og træning for at kunne bruge.

Til møder hvor jeg forventer at skulle tage mange noter, har jeg derfor dagsordenen åben i enten GoodNotes eller bare i Outlook på iPadden, og så bruger jeg PlainText til maskinskrevne noter. Det kan her være en fordel med et tastatur til iPad, men kan også sagtens undværes.

Inden jeg går til et møde vurderer jeg derfor om det vil kræve mange noter. Dernæst overvejer jeg også, om der er mange ekstra dokumenter jeg skal have åbent, udover dagsorden og evt. referat. Det er ikke et problem at åbne dem - enten fra email eller via browseren - men der er grænser for hvor mange apps/dokumenter det er muligt effektivt at jonglere mellem. I sådan et tilfælde vil jeg selvfølgelig printe nogle af dokumenterne, men jeg har endnu ikke haft behov for det.

En anden stor fordel ved at have en iPad ved mødet - om det så er papirløst eller ej - er, at man har hurtig adgang til ens emails og til internettet og dermed også Blackboard, Intranet osv.! Det er, i min erfaring, utrolig brugbart, for jeg har ofte haft brug for at tjekke en oplysning eller hjemmeside som pludselig er kommet i spil på mødet. Jeg kan også finde et dokument som lige pludselig viser sig at være relevant. Fordi iPadden er flad og lille, er det meget nemt og hurtigt for alle mødedeltagere at se og blive orienteret i den man nu har fundet frem.

Er man referant, er det en fordel med en bærbar. Det kan godt lade sig gøre med iPad, men skrivemulighederne er lidt mere begrænsede end man som regel har brug for til et referat. For mig at se, er en bærbar ikke særlig god til møder. Jo, til referater, men de er for store og skaber en afstand til de andre deltagere; det er sværere at dele det der er på skærmen med hele rundbordet; man kan ikke lave håndskrevne noter. Jeg ser derfor ikke en bærbar som et reelt alternativ til iPadden ift. papirløse møder.

iPad vs bærbar:

Som opsamling, er der behov for to apps; GoodNotes og PlainText, og en tablet-pen samt evt. et tablet-tastatur. Derudover kræver det STRØM på iPadden! Husk at lade den. Min iPad lader jeg per vane hver/hver anden nat.

Som afslutning vil jeg opfordre rigtig meget til at prøve det ved et møde hvor I er 'menig' mødedeltager, og ikke forventer at skulle tage mange noter.

Detaljeret guide til GoodNotes, PlainText og deling af dokumenter følger i et senere indlæg!

Listen over undtagelser..

Der er jo undtagelser fra alle regler, og jeg kan allerede nu se, at jeg ikke bliver 100% papirløs lige forløbig. Listen over undtagelser er allerede nu rigtig lang, og jeg tror at jeg løbende bliver nødt til at føje flere til.


Undtagelser:

• Blanketter m. underskrift (kørsel, sygdom, ferie): Jeg kan godt lave det på computeren; printe det ud; underskrive; og så scanne det og sende det digitalt, men når vi alligevel sender breve og kasser frem og tilbage, så er det vidst ca. lige så ressourcekrævende bare at skrive dem ud og udfylde dem. Det kræver en helt overordnet ændring fra ledelsens side mht. digital underskrift hvis der skal ændres noget her.

• Bibliotekssystemet Integra er bare rigtig gode venner med printeren: 
• Rygstrimler skrives altid ud, medmindre man fjerner et bestemt hak - HVER gang. Det er nemt at glemme, og der kommer mange prints på den konto. Derudover skal der selvfølgelig også skrives rygstrimler ud inden man kan plastre bøgerne.
• F8 listen og listen over ikke afhentede bøger bliver begge skrevet ud dagligt. Det vil kræve enten en hel del programmering og know-how eller en lille bærbar med skærm at få dén mobil. Hvis der kun er 1-3 bøger på listen, kan man som alternativ enten bruge de små grå, eller tage et foto med mobilen.
• Hjemkaldelser & listen over ikke afhentede bøger. Den første kan der ikke gøres noget ved;  skal behandles som F8 listen.
• Statistikker, inkl. oversigt over daglig aktivitet: Kan der ikke gøres noget ved.
• Retursedler kunne i princippet godt fjernes, men kræver mere hyldeplads, så bøgerne kan sorteres pr. afdeling med det samme.
• Udlånskvitteringer kan nu sendes pr. email, men det er pt. op til lånerne om de vil det. 
• Reserveringssedler: Kan ikke undværes.

• Andre biblioteksting:
• Kørselssedler: De kan genbruges, og man kan lave to sedler på ét A4, men de kan ikke fjernes.
• Sedler til nye bøger hvor interesserede kan skrive sig på. I princippet burde folk egentlig bare selv reservere bøgerne, men sandsynligheden for at dét nummer kan føres succesfuldt ud i livet er pt. ret lavt. På sigt kan man godt prøve at arbejde med det. 
• Notepapir: Til reserveringsnumre, DK5 numre og lignende. Der bruges genbrugspapir, og er svært at undvære. 
• Plastring af bøger: Beskyttelsesarkene på plasten fylder godt i papirkurven, men der er ikke så meget at gøre her. Plasten forlænger bøgernes levetid alt for meget til at spare det væk.
• Artikler som er bestilt hjem. I henhold til licenskontrakterne må de ikke sendes elektronisk. De fleste er printet når vi modtager dem; andre skal vi selv printe. Artikler som ikke afhentes er et rimelig stort problem. Hvordan kan man afhjælpe det? Papiret kan - når navn er fjernet - bruges til notepapir til de studerende på biblioteket.

• Noter lavet ved Book1Bibliotekar, som de studerende skal have bagefter: Der er muligheder for at gøre det digitalt, men det er også lidt bøvlet. PT. bibeholdes (genbrugs)papiret

Nogen der har en støvkost?

Nu fandt jeg endelig frem til min gamle, støvede blog. Jeg har ikke brugt den siden bibliotekets lille kursus ud i Web 2.0., men nu vil jeg bruge den til at dokumentere mit næste projekt: Going Digital.

Jeg vil forsøge at blive papirløs på arbejdet. Eller så papirløs som man nu kan blive. Der er nok at tage fat i, for der bliver godt nok kørt mange meter papir gennem printeren. Det er langt fra det hele jeg kan gøre noget ved, af mange forskellige grunde, men jeg synes det kunne være interessant og lærerigt at gøre det bedst mulige forsøg.

Denne blog skal bruges til at dokumentere og fortælle om mine erfaringer, så det forhåbentlig kan inspirere andre til at reducere papirspildet.

Blog To-Do liste:

• Undtagelser
• Papirløse møder
• Organisering af Emails
• Den digitale kalender 
• Samspillet mellem computer, mobil og tablet
• Forudsætninger for at samspillet fungerer
• Ordnung müss sein
• Filhåndtering & arkivering
• Gode apps og programmer
• Tips og tricks:
• Brug kameraet på mobilen
• At få internet på tablet eller computer i toget, til møder osv.