Papirløse møder

Kan sagtens realiseres (med måde). Jeg har været papirløs til møder i det sidste år; nogen gange fordi jeg har glemt et referat eller dokument, men senere også helt planlagt. Det er gået rigtig fint, så jeg vil gerne dele ud af mine erfaringer.

Som det første vil jeg kigge på de dokumenter man (som regel) ikke kan undvære, nemlig en dagsorden og referat, som man kan tage noter på, vel at mærke. Det er faktisk ganske nemt, når man har de rigtige apps. Jeg bruger en der hedder GoodNotes. Den fungerer ganske simpelt ved at man åbner en pdf fil - f.eks. fra en email, eller DropBox, eller fra en hjemmeside som man har åben i iPaddens browser (BB, intranet eller lignende). Derefter kan man inde i GoodNotes se hele dokumentet, f.eks. en dagsorden, og hvad mere er, man kan skrive i det, altså håndskrevne noter! Der er forskellige skriveredskaber, f.eks. kuglepen og overstregningstuscher. De er nemme at bruge, om end det nok kræver en tablet-pen for at kunne skrive små, fine håndskrevne noter. Der er flere funktioner, men jeg bruger mest pennen og tussen. Når man er færdig, kan man eksportere dokumentet - inkl. noter - i en email, DropBox eller lign.

En af svaghederne ved (kun) at bruge en iPad til møder, er at man kun kan have et dokument åbent ad gangen. F.eks. skal man skifte mellem dagsorden og referat. En anden svaghed er, at det tager lidt længere tid at lave håndskrevne noter i GoodNotes. Dem kan kan man så til gengæld lave i en skriveapp. Jeg bruger en der hedder PlainText, og faktisk er teksten til dette indlæg skrevet deri! Det er en *meget* simpel app - man kan skrive, og senere eksportere teksten. Simpelheden gør det meget nemmere og mere umiddelbart end at bruge f.eks. Pages, som er en Word-pendant til iPad. Pages er meget kompliceret, og kræver en del opsætning og træning for at kunne bruge.

Til møder hvor jeg forventer at skulle tage mange noter, har jeg derfor dagsordenen åben i enten GoodNotes eller bare i Outlook på iPadden, og så bruger jeg PlainText til maskinskrevne noter. Det kan her være en fordel med et tastatur til iPad, men kan også sagtens undværes.

Inden jeg går til et møde vurderer jeg derfor om det vil kræve mange noter. Dernæst overvejer jeg også, om der er mange ekstra dokumenter jeg skal have åbent, udover dagsorden og evt. referat. Det er ikke et problem at åbne dem - enten fra email eller via browseren - men der er grænser for hvor mange apps/dokumenter det er muligt effektivt at jonglere mellem. I sådan et tilfælde vil jeg selvfølgelig printe nogle af dokumenterne, men jeg har endnu ikke haft behov for det.

En anden stor fordel ved at have en iPad ved mødet - om det så er papirløst eller ej - er, at man har hurtig adgang til ens emails og til internettet og dermed også Blackboard, Intranet osv.! Det er, i min erfaring, utrolig brugbart, for jeg har ofte haft brug for at tjekke en oplysning eller hjemmeside som pludselig er kommet i spil på mødet. Jeg kan også finde et dokument som lige pludselig viser sig at være relevant. Fordi iPadden er flad og lille, er det meget nemt og hurtigt for alle mødedeltagere at se og blive orienteret i den man nu har fundet frem.

Er man referant, er det en fordel med en bærbar. Det kan godt lade sig gøre med iPad, men skrivemulighederne er lidt mere begrænsede end man som regel har brug for til et referat. For mig at se, er en bærbar ikke særlig god til møder. Jo, til referater, men de er for store og skaber en afstand til de andre deltagere; det er sværere at dele det der er på skærmen med hele rundbordet; man kan ikke lave håndskrevne noter. Jeg ser derfor ikke en bærbar som et reelt alternativ til iPadden ift. papirløse møder.

iPad vs bærbar:

Som opsamling, er der behov for to apps; GoodNotes og PlainText, og en tablet-pen samt evt. et tablet-tastatur. Derudover kræver det STRØM på iPadden! Husk at lade den. Min iPad lader jeg per vane hver/hver anden nat.

Som afslutning vil jeg opfordre rigtig meget til at prøve det ved et møde hvor I er 'menig' mødedeltager, og ikke forventer at skulle tage mange noter.

Detaljeret guide til GoodNotes, PlainText og deling af dokumenter følger i et senere indlæg!

Listen over undtagelser..

Der er jo undtagelser fra alle regler, og jeg kan allerede nu se, at jeg ikke bliver 100% papirløs lige forløbig. Listen over undtagelser er allerede nu rigtig lang, og jeg tror at jeg løbende bliver nødt til at føje flere til.


Undtagelser:

• Blanketter m. underskrift (kørsel, sygdom, ferie): Jeg kan godt lave det på computeren; printe det ud; underskrive; og så scanne det og sende det digitalt, men når vi alligevel sender breve og kasser frem og tilbage, så er det vidst ca. lige så ressourcekrævende bare at skrive dem ud og udfylde dem. Det kræver en helt overordnet ændring fra ledelsens side mht. digital underskrift hvis der skal ændres noget her.

• Bibliotekssystemet Integra er bare rigtig gode venner med printeren: 
• Rygstrimler skrives altid ud, medmindre man fjerner et bestemt hak - HVER gang. Det er nemt at glemme, og der kommer mange prints på den konto. Derudover skal der selvfølgelig også skrives rygstrimler ud inden man kan plastre bøgerne.
• F8 listen og listen over ikke afhentede bøger bliver begge skrevet ud dagligt. Det vil kræve enten en hel del programmering og know-how eller en lille bærbar med skærm at få dén mobil. Hvis der kun er 1-3 bøger på listen, kan man som alternativ enten bruge de små grå, eller tage et foto med mobilen.
• Hjemkaldelser & listen over ikke afhentede bøger. Den første kan der ikke gøres noget ved;  skal behandles som F8 listen.
• Statistikker, inkl. oversigt over daglig aktivitet: Kan der ikke gøres noget ved.
• Retursedler kunne i princippet godt fjernes, men kræver mere hyldeplads, så bøgerne kan sorteres pr. afdeling med det samme.
• Udlånskvitteringer kan nu sendes pr. email, men det er pt. op til lånerne om de vil det. 
• Reserveringssedler: Kan ikke undværes.

• Andre biblioteksting:
• Kørselssedler: De kan genbruges, og man kan lave to sedler på ét A4, men de kan ikke fjernes.
• Sedler til nye bøger hvor interesserede kan skrive sig på. I princippet burde folk egentlig bare selv reservere bøgerne, men sandsynligheden for at dét nummer kan føres succesfuldt ud i livet er pt. ret lavt. På sigt kan man godt prøve at arbejde med det. 
• Notepapir: Til reserveringsnumre, DK5 numre og lignende. Der bruges genbrugspapir, og er svært at undvære. 
• Plastring af bøger: Beskyttelsesarkene på plasten fylder godt i papirkurven, men der er ikke så meget at gøre her. Plasten forlænger bøgernes levetid alt for meget til at spare det væk.
• Artikler som er bestilt hjem. I henhold til licenskontrakterne må de ikke sendes elektronisk. De fleste er printet når vi modtager dem; andre skal vi selv printe. Artikler som ikke afhentes er et rimelig stort problem. Hvordan kan man afhjælpe det? Papiret kan - når navn er fjernet - bruges til notepapir til de studerende på biblioteket.

• Noter lavet ved Book1Bibliotekar, som de studerende skal have bagefter: Der er muligheder for at gøre det digitalt, men det er også lidt bøvlet. PT. bibeholdes (genbrugs)papiret

Nogen der har en støvkost?

Nu fandt jeg endelig frem til min gamle, støvede blog. Jeg har ikke brugt den siden bibliotekets lille kursus ud i Web 2.0., men nu vil jeg bruge den til at dokumentere mit næste projekt: Going Digital.

Jeg vil forsøge at blive papirløs på arbejdet. Eller så papirløs som man nu kan blive. Der er nok at tage fat i, for der bliver godt nok kørt mange meter papir gennem printeren. Det er langt fra det hele jeg kan gøre noget ved, af mange forskellige grunde, men jeg synes det kunne være interessant og lærerigt at gøre det bedst mulige forsøg.

Denne blog skal bruges til at dokumentere og fortælle om mine erfaringer, så det forhåbentlig kan inspirere andre til at reducere papirspildet.

Blog To-Do liste:

• Undtagelser
• Papirløse møder
• Organisering af Emails
• Den digitale kalender 
• Samspillet mellem computer, mobil og tablet
• Forudsætninger for at samspillet fungerer
• Ordnung müss sein
• Filhåndtering & arkivering
• Gode apps og programmer
• Tips og tricks:
• Brug kameraet på mobilen
• At få internet på tablet eller computer i toget, til møder osv.

Elsevier har nogle sære idéer om hvordan man må bruge artikler

Der har godtnok ikke været meget tid til kurset i den sidste uge, men jeg har lige fået en mail fra DEFF som jeg synes jeg vil videregive til dem der er interesserede. Det er sådan set bare et link til en blog, men det er indholdet der er væsentligt, og skræmmende!


Elsevier m.fl. lægger sag an mod et bibliotek

Så vidt jeg kan gennemskue sagen, så har Elsevier (et forlag der laver en af de licenser som vi netop har købt adgang til) lagt sag an mod et bibliotek i Schweiz pga. måden som biblioteket har håndteret artiklerne på. Elsevier vil have at artiklerne kun må bruges internt, da andre brugere altid har adgang til artiklerne fra nettet (godtnok til en pris af 30+ euro pr. styk...).

Ting til Biblioteket

Så er jeg blevet oprettet på LibraryThing og har fået lavet en widget OG fået den widget farve-koordineret og tilpasset i størrelse. Den truede ellers med at vælte hele layoutet, da den enten var alt for bred eller alt for smal.

Nå, men LibraryThing ift. læring eller til i arbejdet... (klik på linket nedenfor)

9999 til 1!

Så er løbet kørt! Jeg har nu til morgen kørt reserveringsnummer 9999 OG 1 ud, sååå Ingeborg og jeg skal vist have stillet vores fint pudsede glas frem ;).

Goddag mand, økseskaft!

Jeg har lige siddet og klargjort en stor stak bøger, og er næsten færdig, da jeg opdager at der da i grunden er ret mange rygstrimler tilbage på arket, i forhold til det antal bøger der mangler at blive plastet. :/ Jeg opdager så, at jeg selvfølgelig har glemt at sætte rygstrimmel på tre af de bøger som allerede ER blevet plastet. Godt at vi har rigelige forsyninger af 6 cm plast her i Sønderborg...

SOPA og PIPA

SOPA og PIPA fylder en hel del i min bevisthed disse dage, for hvis de bliver indført af kongressen i USA, så kan det få katastrofale følger for internettet, ikke bare i USA, men over hele verden. I går havde Wikipedia m.fl. lukket ned i 24 timer for at gøre opmærksom på det, og det har allerede virket. Medierne i USA er nu begyndt at diskutere lovforslagene, noget som de ellers ikke har gjort, da de virksomheder der ejer størstedelen af de helt store medier går ind for lovforslaget. Man kan læse mere om det her og her.

Til gengæld har det Hvide Hus, som ellers havde meddelt at de ikke støttede SOPA, udnyttet princippet om at man har en mening til man tager en ny, så lovforslaget skal nu alligevel til behandling i kongressen.

Jeg er ret overbevist om at hvis ikke SOPA og PIPA ret hurtigt bliver taget af papiret, så får vi en endnu mere omfattende blackout: nemlig Google og Facebook blandt flere andre. Jeg tror slet ikke at internettet vil virke uden Google! Det er lige før jeg håber at de gør det, bare for at se hvad der sker.

Justering af sidebredden

Når man får mange gadgets, widgets og andet på sin blog, kan det være en idé at justere sidebredden, så der er mere plads til det hele.

Man gør det ved at gå ind i 'Design', og så 'Tilpas', den orange knap under billedet af din blog. På den nye side går du ind under 'Juster bredder', og så kan du gøre hele siden breddere, og du kan også gøre din(e) sidebjælker større.

Mine er sat til:
Hovedsiden er 1210 pixels bred, venstre sidebjælke er 250 pixels og højre sidebjælke er 260 pixels.

Hvad skal jeg nu tage fat på

Jeg synes jeg har ret godt tag på blogs og delicious (det hjælper at have prøvet det meste før), så jeg er ved at overveje hvad jeg skal gå videre med.

Creative commons kender jeg en del til i forvejen, og jeg kan ikke umiddelbart se fidusen i at sætte det på en blog, men nu må se om jeg kan finde et andet sted at bruge det, for lige at få afprøvet det.

Flickr kunne godt blive et problem ift. at finde nogle billeder (i det hele taget) eller fagligt relevante billeder, som jeg ikke lige ved hvad skulle være? Har dog nogle diagrammer m.m. som jeg selv har lavet til min undervisning. De kan nok bruges i mangel af bedre.

LibraryThing skulle være ret ligetil. Eneste problem her bliver at få plads til en widget på min blog. Blogroll'en og tag cloud'en fra delicious fylder godt op.

Wikipedia/wikis er ret interessant, og en af dem som jeg gerne vil arbejde i dybden med.

YouTube kunne der også komme noget godt ud af. Tror dog ikke at jeg kommer til at lave en video selv - er noget så genert når jeg skal optages.

Jeg tror at jeg vil bruge de næste dage på at læse om profiler, widgets og tags/folksonomier, og så så småt gå i gang med LibraryThing.